Dejan Kosutic Ima li smisla u manjim tvrtkama provoditi kontinuitet poslovanja? Što će im tako skupo ulaganje kad vlasnik sve potrebne informacije ima u glavi?
Započet ću s pričom koju sam nedavno čuo. Opljačkana je mala tvrtka koja se bavi prodajom raznovrsne opreme velikom broju kupaca. Lopov je provalio u ured tijekom noći i ukrao sva računala i druge vrijedne stvari. Problem je u tome što je vlasnik tvrtke izrađivao sigurnosne kopije podataka, ali ih je pohranjivao na drugom računalu u istom uredu. Tvrtka je uskoro bankrotirala jer nije uspjela oporaviti ključne informacije o poslovanju.
Ovo je klasičan primjer sindroma “To se meni neće dogoditi” koji pogađa većinu malih tvrtki.
Okvir za kontinuitet poslovanja
Znači li to da bi male tvrtke trebale investirati u skupe disaster recovery lokacije s opremom visoke raspoloživosti? Naravno da ne.
U nekim slučajevima stvarno nije potrebno provoditi kontinuitet poslovanja jer vlasnik tvrtke doista sve informacije ima u glavi, ali takvi slučajevi vrlo su rijetki – koji vlasnik nema prijenosnik na kojem su različite vrste važnih informacija? Samo razmišljanje o tome kako te informacije učiniti dostupnima u slučaju havarije dio je uvođenja kontinuiteta poslovanja.
Vlasnici malih tvrtki moraju dobro razmisliti o tome koje su informacije (i ostali resursi) važni za poslovanje, kako se pobrinuti da takve informacije i resursi budu dostupni u slučaju havarije i koje je korake potrebno provesti za oporavak poslovnih aktivnosti u slučaju havarije. Ti koraci zapravo nisu ništa drugo nego provođenje analize utjecaja na poslovanje, strategije kontinuiteta poslovanja, i planova kontinuiteta poslovanja, što bi radila i svaka veća tvrtka koja provodi kontinuitet poslovanja. Svi ovi koraci opisani su u vodećoj normi za kontinuitet poslovanja – BS 25999-2.
Kako se pripremiti
Razlika između malih i velikih tvrtki je u složenosti i cijeni pripreme za kontinuitet poslovanja:
- Sigurnosne kopije elektroničkih podataka – male tvrtke mogu upotrebljavati alate koji sigurnosne kopije podatka s njihovih računala gotovo trenutno pohranjuju u cloud. Naravno, potrebno je voditi brigu o tome da budu obuhvaćeni svi potrebni podaci.
- Sigurnosne kopije papirnatih dokumenata – male tvrtke sada iz svakodnevnog poslovanja mogu gotovo u potpunosti izbaciti papirnate dokumente i prebaciti se na elektroničko poslovanje; u rijetkim slučajevima u kojima moraju postojati, papirnati dokumenti mogu se za potrebe kontinuiteta poslovanja skenirati.
- Alternativne uredske lokacije – u većini slučajeva bit će dovoljno da zaposlenici nastave raditi od kuće. Preduvjet je da imaju internetsku vezu, prijenosno/stolno računalo i lozinke. Ako rad od kuće ne dolazi u obzir, hotelska se soba može unajmiti za manje od sat vremena.
- Hardver – osim ako posao ne zahtijeva rad na posebnom tipu računala, vrlo je lako naći alternativu – obično kod kuće postoji privatno računalo ili se može posuditi od poznanika ili se pak može kupiti u najbližem dućanu računalne tehnike.
- Zaposlenici – za ovo se je možda i najteže pripremiti. Pretpostavimo da jedan zaposlenik nije dostupan, a jedino on/ona zna određene informacije (npr. administratorsku lozinku, korake koje je potrebno poduzeti u sklopu važnog projekta, itd.) – u takvim slučajevima priprema bi obuhvaćala dokumentiranje svih tih informacija kako bi bile dostupne i kad nema tog zaposlenika. Može se i dogoditi da je određeni zaposlenik odsutan, a nitko drugi nema vremena ni znanja da preuzme njegov posao – za takve bi se slučajeve unaprijed trebalo odrediti koga se u kratkom roku može angažirati kao zamjenu. Ovdje je naravno bitno odrediti nekoga tko ima potrebne vještine/kvalifikacije.
Da zaključim: kad se radi o okviru za kontinuitet poslovanja ne postoji razlika između velikih i malih organizacija – i male i velike tvrtke moraju dobro razmisliti koje pripreme moraju provesti kako bi opstale i nakon havarije. Razlika postoji samo u razini pripreme – manje tvrtke mogu proći s vrlo malim ulaganjima.
Ovaj besplatni webinar će Vam također pomoći: Writing a business continuity plan according to ISO 22301.