ISO 9001 Wissensbasis

“Plan-Do-Check-Act” (Planen-Tun-Überprüfen-Agieren) in der ISO 9001-Norm

Autor: Mark Hammar

Was ist die beste Art der Betrachtung der ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem-Anforderungen, um die individuellen Prozesse in Ihrem System miteinander kompatibler zu machen? Jeder individuelle Prozess kann durch Anwendung eines „Plan-Do-Check-Act“-Ansatzes verbessert werden, aber auch das Gesamtsystem kann durch diese Philosophie profitieren. Die einzelnen Prozesse als verknüpft in einem großen Verbesserungszyklus zu betrachten, kann helfen, sich auf die Verbesserung der individuellen Prozesse mit Blick auf einen größeren Nutzen für das Unternehmen zu fokussieren.

Woher kommt “Plan-Do-Check-Act”?

Plan-Do-Check-Act, (auch “PDCA” genannt), ist ein Zyklus, der von Walter Shewhart stammt und durch Edward Demin populär gemacht wurde – zwei der Väter der modernen Qualitätskontrolle. Das Konzept besteht aus einem Zyklus zur Implementierung von Änderungen, die, wenn sie verfolgt und wiederholt werden, zu wiederholten Verbesserungen in dem Prozess, in dem sie vorgenommen wurden, führen. Ein Beispiel, von dem wir wahrscheinlich alle berichten könnten, wäre, wenn Sie einen Mobilfunkanbieter wählen: Sie PLANEN, keine Probleme mit Gesprächsunterbrechungen zu haben, die DO-Phase beginnt, wenn Sie mit der Nutzung der Telefondienste beginnen, die CHECK-Phase ist, wenn Sie die echte Leistung kontrollieren und einige Gesprächsunterbrechungen haben und die ACT-Phase ist, wenn Sie entscheiden, was Sie tun werden – z.B. die Anzahl von Gesprächsunterbrechungen zu akzeptieren, den Dienstanbieter zu kontaktieren, um zu versuchen, die Situation zu korrigieren oder den Mobilfunkanbieter zu wechseln.

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Dabei handelt es sich um Modell zur Verbesserung, das nachhaltig und nicht eine einmalige, schnelle Lösung ist und aus diesem Grund wird es in der ISO 9001-Norm angewendet. Die ISO 9001-Norm hat als Hauptziel die kontinuierliche Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems.

Wie sich “Plan-Do-Check-Act” in den ISO 9001 Norm-Anforderungen wiederfindet

In der Einführung zu ISO 9001 gibt es eine Erklärung des Prozessansatzes und wie wichtig dies für die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems ist, das den ISO 9001-Anforderungen entspricht. Darüber hinaus gibt es einen Hinweis auf die Methode, bekannt als „Plan-Do-Check-Act“, die für alle Prozesse angewendet wird. Es wird dann eine Grafik gezeigt, die einen sehr groben Überblick gibt, wie die Norm-Anforderungen in den PDCA-Zyklus passen. Im Folgenden werde ich beschreiben, wie der Verbesserungszyklus im QMS funktioniert (mit den ISO 9001-Abschnitten in Klammern).

Plan – Die Planung des QMS beginnt mit der anfänglichen Dokumentation des Qualitätshandbuchs (4.2.2) – einem Überblick über das QMS, sowie der Dokumentation, wie man Dokumente und Aufzeichnungen im QMS kontrolliert (4.2.3 & 4.2.4). Danach folgt die Fokussierung des Unternehmens auf den Kunden (5.2) und das Verstehen von Kundenanforderungen, indem die Qualitätspolitik und Qualitätsziele (5.3 & 5.4.1), sowie die Planung zur Erreichung derselben (5.4.2) entwickelt werden. Die weitere Planung, wie Produkt oder Service zu realisieren sind (7,1), einschließlich welche Ressourcen (6, personelle und andere benötigt werden und wie diese eingesetzt werden, ist der abschließende Schritt in der Anfangsplanung.

Do – Eine Planung ist nutzlos, wenn der Plan nicht ausgeführt wird. Es müssen die Produkt- oder Service-Anforderungen identifiziert werden (7.2.1), Designs entwickelt werden (7.3), die Beschaffung erfolgen, sowie die von Lieferanten erhaltenen Produkte gegenüber den Anforderungen überprüft werden (7.4). Der Prozess der Herstellung des Produkts oder des Service muss ausgeführt werden (7.5), alle nicht-konformen Produkte oder Services müssen adressiert werden (8.3) und die Geräteausstattung zur Überwachung und Messung der Produkte, Services und Prozesse muss kontrolliert werden (7.6). Kurz gesagt, die Aktivitäten zur Herstellung und Lieferung des Produkts oder des Service an die Kunden müssen durchgeführt werden.

Check – Es gibt mehrere Anforderungen in der Norm zur Prüfung der Prozesse des Qualitätsmanagementsystems, um sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß und wie geplant funktionieren. Es ist notwendig, nicht nur Produkt oder Service zu überwachen und zu messen, um sicherzustellen, dass es die Anforderungen erfüllt (8.2.4), sondern auch die verwendeten Prozesse, um zu gewährleisten, dass sie adäquat und effektiv sind (8.2.3). Die Analyse der Daten (8.4) und der interne Audit (8.2.2) der Prozesse sind die hauptsächlichen Wege der Beurteilung der Effektivität des Systems. Darüber hinaus gibt es den Managementbewertungs-Prozess (5.6), der alle Überwachungsdaten überprüft und beurteilt, um Änderungen, sowie Pläne zur Adressierung von Problemen zu machen.

Act – Zur Aktion in diesem Fall gehören die erforderlichen Aktionen zur Adressierung aller im Überprüfungsschritt gefundenen Probleme. Die Korrekturmaßnahmen (8.5.2) und Vorbeugungsmaßnahmen (8.5.3) zur Eliminierung der Ursachen tatsächlicher oder potentieller Nichtkonformitäten sind der erste Schritt im Agieren zur Verbesserung des Systems. Das Ergebnis der Managementbewertung ist ebenfalls eine Aktion zur Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen, um in den aktualisierten Planungsteil des Zyklus überzugehen und mit der Verbesserung fortzufahren.

Plan – Wie angeführt, beginnt dieser Zyklus erneut, um sicherzustellen, dass Pläne für weitere Verbesserungen bereit sind. Die Erkenntnisse während des internen Audits in der „Check“-Phase haben möglicherweise zur Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen von der „Act“-Phase geführt, die wiederum  Planungsänderungen erforderlich machen, um die aktualisierten Anforderungen in der nächsten „Do“-Phase zu erfüllen. Die Managementbewertung prüft die Ergebnisse des internen Audits, sowie der Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und liefert als Ergebnis Ressourcenpläne zur Unterstützung aller Änderungen. Die Ressourcen werden eingeschätzt und erhöht, verringert oder neu zugewiesen, wie es die Geschäftsanforderungen diktieren. Das führt zu einer weiteren Runde des Tuns und der Zyklus läuft weiter.

Ein Beispiel wäre, wenn Ihr Unternehmen planen würde, Abfälle um 5% zu reduzieren, indem es bestimmte Änderungen an einem Prozess vornimmt. Die Änderungen wurden gemacht und der Prozess lief; die Überprüfung zeigte, dass die Abfallmenge um 3% reduziert wurde und Sie agierten, um weitere Änderungen zur Verbesserung zu machen. Die nächste Planung für diesen Prozess könnte sein, dass Sie weitere Änderungen vornehmen und im folgenden Jahr den Abfall um weitere 4% reduzieren.

Verwenden Sie PDCA, um Ihr QMS in Richtung Verbesserung auszurichten

Das Ziel eines QMS ist es, in Richtung Verbesserung für das Unternehmen zu arbeiten, denn nur durch Verbesserung wird ein Unternehmen in der Lage sein, sich in Branchen zu messen, die immer konkurrenzfähiger werden. Die Anwendung des PDCA-Zyklus wird Ihnen helfen, die Prozesse und Ziele des QMS auf diese gewünschten Verbesserungen auszurichten, was zu Zeit- und Geldersparnis führt, die wiederum genutzt werden kann, um weitere Verbesserungen durchzuführen. Mit Verbesserungen als das Ziel des QMS ist die Besserstellung und der Fortbestand Ihres Geschäftes sicherer.

Klicken Sie hier, um ein  Glossary of Quality Management Terms zu sehen.

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