ISO 14001 Wissensbasis

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Plan-Do-Check-Act (Planen-Tun-Prüfen-Agieren) in der ISO 14001-Norm

Autor: Mark Hammar

In ISO 14001 ist relativ einfach zu erkennen, wie die Anforderungen der Norm dem konventionellen Verbesserungszyklus von Plan-Do-Check-Act folgen. Obwohl das ein wichtiges Konzept in der Welt der Prozessverbesserung ist, ist nicht immer so einfach erkennbar, wie die Anforderungen mancher anderer Managementsystem-Normen (wie zum Beispiel ISO 9001) diesem Zyklus folgen. Mit ISO 14001 ist es dadurch einfacher zu erkennen, indem die Anforderungen dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus in der niedergeschriebenen Reihenfolge folgen

Für weitere Details zu Plan-Do-Check-Act und einigen Informationen, wie Plan-Do-Check-Act in der ISO 9001-Norm funktioniert, siehe “Plan-Do-Check-Act” (Planen-Tun-Überprüfen-Agieren) in der ISO 9001-Norm.

Plan-Do-Check-Act (Planen-Tun-Prüfen-Agieren) in der ISO 14001-Norm - 14001Academy

Was sind die Grundlagen des Plan-Do-Check-Act-Zyklus?

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Plan-Do-Check-Act, auch PDCA genannt, ist ein Zyklus für die Verbesserung, der von zwei Vätern der modernen Qualitätskontrolle,  Walter Shewhart und Edward Deming, stammt und von diesen populär gemacht wurde. Der Zyklus wird bei der Implementierung einer Änderung zur Verbesserung eines Prozesses verwendet. Ein kurzes Beispiel wäre, wenn Sie versuchen, den Papierverbrauch in Ihrer Einrichtung zu reduzieren.

Sie PLANEN, den Papierverbrauch im ersten Jahr um 10% zu reduzieren. DO ist, wenn Sie Papier wie gewohnt verwenden, mit einigen geplanten Reduktionen, wie, zum Beispiel, die Leute zu ersuchen, doppelseitig zu drucken; CHECK ist, wenn Sie Ihren tatsächlichen Papierverbrauch mit dem erwarteten reduzierten Papierverbrauch vergleichen (und Sie vielleicht herausfinden, dass Sie Ihren monatlichen Verbrauch um nur 5% reduziert haben); und die ACT-Phase ist, wenn Sie entscheiden, wie Sie darauf reagieren werden – z.B. durch Einstellen des Druckers auf standardmäßig doppelseitiges Drucken, wenn sich nichts ändert oder durch weitere Erziehungsmaßnahmen für Mitarbeiter zur Reduzierung des Papierverbrauchs, wie das Lesen von Dokumenten auf dem Computer.

Wie ist der Plan-Do-Check-Act-Zyklus in den ISO 14001 Norm-Anforderungen zu finden?

Während das oben angeführte Beispiel nur für ein Segment des Umweltmanagements gilt, sind die ISO 14001-Anforderungen so organisiert, dass Ihr Umweltmanagementsystem (oft UMS genannt) im PDCA-Format für alle Ihre Prozesse erstellt wird.

Plan. Wenn wir mit den Allgemeinen Anforderungen (Abschnitt 4.1) und der Umweltpolitik (Abschnitt 4.2) beginnen, so heben die Anforderungen die Wichtigkeit der Planung für ein erfolgreiches UMS hervor. Der nächste Abschnitt über Planung (Abschnitt 4.5) geht hinsichtlich der verschiedenen Bereiche, die für einen Erfolg eine gute Planung benötigen, mehr in die Tiefe; die Umweltaspekte (die Art, wie Ihre Prozesse mit der Umwelt interagieren) sind in Abschnitt 4.3.1; gesetzliche und andere Vorschriften (die Gesetze und Bestimmungen, die Sie für den Umweltschutz befolgen müssen) sind in Abschnitt 4.3.2; und Zielsetzungen, Ziele und Programme (die spezifisch angepeilten Pläne, die Sie zur Verbesserung in Gang gesetzt haben) sind in Abschnitt 4.3.3 zu finden.

Do. Abschnitt 4.4 über Implementierung und Betrieb geht ins Detail, welche Prozesse wichtig sind einzurichten und zu warten, um ein stabiles und erfolgreiches UMS zu haben. Der Startpunkt ist die Bestimmung von Ressourcen, Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnissen (Abschnitt 4.4.1) für die Managementsystem-Prozesse. Danach folgt die Definition der für die UMS-Prozesse erforderlichen Kompetenzen und benötigte Schulungen und Sensibilisierungen, um diese Kompetenzen zu erlangen (Abschnitt 4.4.2). Sobald das festgelegt ist, müssen die Kommunikation (Abschnitt 4.4.3), Dokumentation (Abschnitt 4.4.4) und die Lenkung von Dokumenten (Abschnitt 4.4.5), die notwendig sind, um die Prozesse und Verfahren des UMS ordnungsgemäß funktionieren zu lassen, bestimmt werden.

Wenn diese Prozesse erledigt sind, ist es Zeit, die notwendigen operativen Kontrollen (Abschnitt 4.4.6) zur Sicherstellung, dass die Prozesse der Organisation so funktionieren können, dass negative Auswirkungen auf die Umwelt unter Kontrolle sind, einzurichten. Der letzte Schritt ist, Pläne für die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr (Abschnitt 4.4.7) erstellt zu haben, sollte etwas schief gehen.

Check. Der gesamte nächste Abschnitt der ISO 14001-Norm ist mit „Checking“ betitelt (Abschnitt 4.5). Die Methoden zur Durchführung davon werden als Überwachung und Messung (Abschnitt 4.5.1) gelistet, was für die Hauptcharakteristiken der Organisation, die signifikante Auswirkungen auf die Umwelt haben können, gilt. Die Compliance-Evaluierung (Abschnitt 4.5.2) und die Prozesse für Nichtkonformitäten, Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen (Abschnitt 4.5.3) sind die Prozesse zur Sicherstellung, dass Sie den identifizierten gesetzlichen Vorschriften entsprechen, sowie die Prozesse, um auf ein Problem, das gefunden wurde, zu reagieren und es zu beheben.

Der Abschnitt zur Lenkung von Aufzeichnungen (Abschnitt 4.5.4) enthält die Prozesse, die für die Aufbewahrung der Aufzeichnungen, die durch Überprüfung der Aktivitäten des UMS gesammelt wurden, benötigt werden. Die letzte, in der Norm enthaltene Methode der Überprüfung ist der Prozess für interne Audits (Abschnitt 4.5.5), der einen systematischen Weg der Überprüfung der Prozesse des UMS darstellt, um zu validieren, dass diese den geplanten, für sie eingerichteten Gestaltungen entsprechen.

Act. Im letzten Abschnitt der Norm geht es darum, dass das Management der Organisation die Überprüfung der in den prüfenden Prozessen gesammelten Informationen vornimmt, das wird Managementbewertung (Abschnitt 4.6) genannt. Diese Aktivität erfolgt, um auf die gesammelten Informationen zu reagieren und eventuell notwendige Anpassungen der Pläne für das UMS vorzunehmen. Wurde ein Ziel erreicht, dann kann ein neues Ziel gewählt werden. Gibt es Probleme bei der Erreichung eines Ziels, können die Ressourcen für das Programm überprüft und Anpassungen gemacht werden. Die „Act“-Phase ermöglicht die Modifizierung der Pläne, so dass der Verbesserungszyklus, Plan-Do-Check-Act, neuerlich gestartet werden kann.

Wie der PDCA-Zyklus in Ihrem UMS verwendet wird

Durch die Anwendung des PDCA-Zyklus an einem Prozess können Sie mit größerer Effektivität an der Verbesserung dieses Prozesses arbeiten. Durch die Erkenntnis, dass dieser Zyklus für das gesamte UMS eingerichtet ist, können Sie das zu Ihrem Vorteil verwenden und den Gesamtprozess des Umweltmanagementsystems verbessern, um eine größere Effektivität beim Schutz der Umwelt zu erreichen und negative Umweltauswirkungen zu vermeiden. Schließlich ist zunächst der Umweltschutz der Grund dafür, dass ein Umweltmanagementsystem eingerichtet wird.

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