ISO 14001 知识库

ISO 14001 管理者代表的重任

作者: Mark Hammar

什么是 ISO 14001 环境管理体系的管理者代表?什么是他们的职责?为什么要有管理者代表?在实施环境管理体系的过程中,我们经常会听到这样的问题,其主要原因,是 ISO 14001 标准对这个角色没有多加解释。仅有的一些有关资源、角色、职责及权限的要求,可见于条款 4.4.1,对此笔者已于博文 Understanding Responsibility & Authority Identification in ISO 14001. 中加以探讨。本文将就环境管理者代表的角色,作简短但深入的解析。

ISO 14001 为什么有管理者代表的要求?

首先,为什么有环境管理代表的要求?这是 ISO 管理体系标准的共同元素,基本上就是,管理体系拥有一位指定的管理者,负有全面的职责和权限,确保管理体系的运行。管理者代表并不需要一手包办,但正如那句老话:“责任止于此。”

管理者代表的作用在 ISO 14001 要求中分为两部分。首先是确保环境管理体系到位并持续运行,其次是确保最高管理者知道环境管理体系的活动,帮助他们在必要时重设优先次序、调整资源并修改计划。

确保环境管理体系的建立、实施及保持

如上所述,环境管理代表并不需要一切亲力亲为,来建立环境管理体系并证实它持续运行,但管理代表确需保证员工得到必要的任务并执行得当。管理者代表如何确保这一点?这里介绍一些执行的方法:

建立:要识别出与环境有相互作用(称环境因素)的所有过程,并找出环境因素的监视方法。作为管理者代表,要审查企业内全部过程环境因素的识别及分类工作,确保落实。关于这方面,可进一步阅读 Environmental aspect identification and classification。接下来,要检查环境管理体系内 ISO 14001 所要求的过程是否全部到位。如果做到1)全部过程经过审查以确定环境因素、2)全部 ISO 14001 过程到位、3)广大员工理解环境管理体系对他们的影响,环境管理体系就算建立了。

实施:保证环境管理体系实施的主要元素是第一次内部审核。经过内部审核对所有环境管理体系过程的检查,您就会知道,是否您的实施工作在组织各层次都得到了理解及执行。对内部审核的结果包括对任何纠正措施的反应,应加以审查,它们能很好地体现出实施工作的效果。参阅:Internal Audits in the EMS: Five Main Steps

保持:对管理体系的保持作出验证非常重要。如果不予跟进,不确保环境管理体系始终有价值,之前的一切费心费力,去识别环境因素、过程及实施环境管理体系所需的资源,都将只是徒劳无功。这一步的主要元素是管理评审。在管理评审中,您可以审查环境管理体系产生的数据,确保其如预期的那样,一直有效,一直改进。

报告环境管理体系的绩效

光是环境管理代表知道环境管理体系的运行情况是不够的;同样重要的,是最高管理层知道环境管理体系的预期目标以及它是否达到目标,实施改进。最高管理者了解情况的主要途径,是 ISO 14001 规定的管理评审过程。

管理评审包括评审体系产生的数据,它们有:

  1. 内审及合规审核的结果
  2. 来自外部相关方的沟通信息
  3. 纠正及预防措施的状态
  4. 环境目标及环境指标的状态
  5. 关于改进的建议

管理评审审查环境管理体系的输出,通过它,最高管理者可以知道管理体系的运行状况,然后可以决定下一步的动作,使资源运用得当。

参阅 How can your EMS Management Review be more useful?,以进一步了解管理评审。

为什么管理者代表举足轻重?

大多数公司的最高管理层无法掌控公司内部的每一个细节,哪怕这些细节十分重要。这就是为什么他们需要一个代表,以确保这些细节得到监视并在必要时得到纠正。环境管理代表担当起这个角色,可以确保环境管理体系在整个组织内得到妥善的监视、纠正及保持。最高管理者批下了建立和实施管理体系所需要的资源,找个人来确保其保持,才有意义。

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