ISO 9001 Wissensbasis

Die Zukunft des Qualitätshandbuchs in ISO 9001:2015

Nach der verfügbaren Version der DIS ISO 9001:20015-Norm ist ein Qualitätshandbuch kein obligatorisches Dokument mehr (um mehr über bevorstehende Änderungen zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel: 5 hauptsächlich erwartete Änderungen in ISO 9001:2015 aus dem 2014-Entwurf des internationalen Standards (DIS). Wie kam es dazu, dass es plötzlich seinen Zweck und seine Wichtigkeit verlor?

Die Schattenseite des Qualitätshandbuchs

Die meisten Qualitätshandbücher sind in der Lage, die Anforderungen der ISO 9001-Norm formal zu erfüllen und dennoch gehen sie am Thema des Dokuments vorbei. Ergebnis ist eines der grundlegendsten Dokumente eines QMS, das keiner liest – außer ein paar wenige masochistische Zertifizierungsauditoren.
Ich habe öfters Qualitätshandbücher mit mehr als 20 (manchmal sogar mit mehr als 50) Seiten vorgefunden und fragte mich, ob man es nicht eher ein “Quantitäts-Managementsystem“ als ein „Qualitätsmanagementsystem“ nennen sollte. Es gab zu viele duplizierte oder unnötige Informationen und so viele Details, dass es mir schließlich um den Baum leid tat, der gefällt wurde, um Papier für diesen Haufen unnötiger Informationen herzustellen.
Meiner Meinung nach war es keine schlechte Idee ein Qualitätshandbuch zu haben. Es ist ein Dokument, in dem die Organisation sich selbst und ihr Qualitätsmanagementsystem präsentiert, selbst ihre Denkweise und Herangehensweise an das Qualitätsmanagement. Die übliche Praxis war, einige der Anforderungen von Abschnitt 4.1 und einige andere Anforderungen, die über ein Qualitätshandbuch einfacher zu dokumentieren waren, zu inkludieren.
Ein übersichtliches, kurzes und klares Qualitätshandbuch macht den Eindruck einer Organisation, die weiß, was sie tut – einer Organisation, die ihr Qualitätsmanagementsystem richtig handhabt. Ein gutes Qualitätshandbuch erleichtert den Job des Auditors und gibt ihm die Möglichkeit, das System besser zu auditieren – und trägt mit dessen Beobachtungen wirklich zur Verbesserung des Systems bei. Und was noch wichtiger ist, solch ein Qualitätshandbuch ist sowohl für den Management-Vertreter, als auch die Prozess-Eigentümer nützlich, da es einen Gesamteinblick in das Qualitätsmanagementsystem gibt.
Große Unternehmen verlangen oft von ihren Lieferanten, ein Qualitätsmanagementsystem zu unterhalten und möchten bei der Lieferantenauswahl manchmal auch ein Qualitätshandbuch sehen. Welchen Eindruck vermittelt das Qualitätshandbuch von Ihrem Unternehmen? Ein voluminöses Qualitätshandbuch sagt aus, dass Sie eher Ressourcen einsetzen, als einen kreativen Ansatz zu wählen.
Ein gutes Qualitätshandbuch zu verfassen, ist nicht so schwierig: definieren Sie den Anwendungsbereich Ihres QMS, listen Sie die Ausnahmen auf (um mehr über Ausnahmen von ISO 9001:2015 zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel What is an acceptable exclusion in Clause 7 of ISO 9001?) Wenn es Ausnahmen, und Begründungen dafür, gibt, beschreiben Sie die Interaktionen zwischen Ihren Prozessen (vorzugsweise über ein Prozess – flowchart), und listen Sie alle QMS-Verfahren auf, die Sie verwenden – das ist alles. Siehe auch Verfassen eines kurzen Qualitätshandbuchs.

Sein oder Nichtsein

Mit oder ohne Qualitätshandbuch brauchen Organisationen immer noch ein übergreifendes QMS-Dokument. Es besteht noch immer der Bedarf, der Zertifizierungsstelle ein Dokument zu übergeben, oder an große Kunden ein Dokument zu senden, welches Ihr System beschreibt. Auch wenn nicht mehr länger obligatorisch, bleiben in der neuen Version der Norm alle Anforderungen aus dem Qualitätshandbuch, ausgenommen 4.2.2 b), aufrecht. Der Anwendungsbereich des QMS und die Interaktion zwischen den Prozessen müssen immer noch definiert werden. Diese Anforderungen sind in der neuen Version sogar noch detaillierter und müssen immer noch in Form dokumentierter Informationen vorhanden sein.
Die neue Version der Norm hat einige neue Anforderungen, die als dokumentierte Informationen vorhanden sein müssen und welche ganz einfach in ein Qualitätshandbuch eingefügt werden können – zum Beispiel der Organisationskontext.

Gleiche Idee, unterschiedliche Form

Dieses neue, nicht-obligatorische Dokument (wie immer wir es nennen wollen), welches das Qualitätshandbuch ersetzt, enthält alle verbleibenden Anforderungen aus Abschnitt 4.2.2 und ich würde noch einige neue hinzufügen.
Dieses neue Dokument sollte die folgenden Informationen über die Organisation bieten:
• Wir sind das Unternehmen XYZ;
• wir erzeugen das und bieten diese Services an;
• wir wenden ein Qualitätsmanagementsystem für diese Prozesse an;
• wir wenden diese Abschnitte der Norm aus folgenden Gründen nicht an;
• dies sind unsere Prozesse und deren Interaktion;
• und dies ist der interne und externe Kontext, in dem wir arbeiten.
Dies kann man als starke Vereinfachung ansehen und natürlich können nicht alle diese Informationen in nur einem Absatz enthalten sein, doch würde dieses Dokument Sinn machen und die meisten Anforderungen von Abschnitt 4 der neuen Version der Norm erfüllen. Außerdem kann noch die Mission und Vision des Unternehmens hinzugefügt werden und damit wird dieses Dokument zur effektiven Verkaufsbroschüre, welche Ihren zukünftigen Kunden das Unternehmen vorstellt.
Diese neue Version unterliegt nicht sklavisch der Formalität (Ist das gut? Nur die Zeit wird es zeigen…) und erfordert einen kreativeren Ansatz, um das Maximum aus jeder Anforderung herauszuholen und sich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen, anstatt nutzlose Dokumente anzuhäufen.

Klicken Sie hier für einen Überblick über die Unterschiede zwischen ISO 9001:2008 und DIS ISO 9001:2015 zu erhalten: DIS ISO 9001:2015 im Vergleich zu ISO 9001:2008 Matrix (PDF).

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Christian Katz
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