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ISO 9001:2015 新版登场,质量手册何去何从

根据 ISO 9001:2015 国际标准草案的目前版本, 质量手册 将不再是一个强制性的文件。(关于其他即将发生的变化,可进一步阅读  从 ISO 9001:2015 之 2014 年国际标准草案版(DIS)预测其五大变化。)怎么会有如此变化?质量手册曾经是认证机构在认证审核之前索要的第一批文件之一,怎么会突然失去其意义和重要性?

质量手册的误区

大多数的质量手册一板一眼地满足 ISO 9001 标准的要求,却没找到文件本身应有的意义。其结果是,除了寥寥几个有自虐倾向的认证审核员外,这份质量管理体系最基本的文件之一没有人阅读。

笔者经常碰到长达 20 多页的质量手册(有时甚至是 50 页以上),然后会自问这个体系到底该称作“质量管理体系”还是“数量管理体系”。这些质量手册里包含了太多的重复或不必要的信息还有海量的细节,笔者的最终感觉是,真对不起那棵被砍伐的树,化为纸张,印出这一堆废物。

笔者认为,编写质量手册本身无可非议。一个组织可以用它来展现自己,展现其质量管理体系,甚至展现其对质量管理的认识和实施方法。通常,除了条款 4.2.2 的要求之外,质量手册会包括条款 4.1 中的一些要求,还有其他一些比较容易在质量手册里文件化的标准要求。

一份简明清晰的质量手册能为一个组织造成目标明确,措施到位的良好印象——这是一个真正在管理其质量管理体系的组织。一份好的质量手册有利于审核员开展工作,让其可以更好地审核质量管理体系,并通过其观察确实地推动体系的改进。更重要的是,这样的质量手册为全面深入地了解质量管理体系提供了一个窗口,因而对管理者代表与过程所有者非常有用。

大公司往往要求其供应商有一个质量管理体系,在选择供应商时还可能一定要看到质量手册。试问您的质量手册为公司造成什么印象?一本厚重的质量手册告诉客户:公司的资源没有用来求好创新,而是花在了制造文件垃圾。

编写一份良好的质量手册并不难:定义质量管理体系的范围、如果有任何删减部分,一一列出并说明理由、(进一步阅读: ISO 9001第7条中哪些是可以删减的。)描述各过程之间的相互作用、(最好用过程  流程图 表达。)列出所有使用的质量管理体系程序文件。仅此而已。可参阅 怎样编写一份短小精悍的质量手册

取舍之间

不管有没有质量手册,一个组织仍然需要一份全面性的质量管理体系文件,仍然需要有一份能说明整个体系的文件,以备发送给认证机构和大客户。原来对于质量手册的所有要求(除 4.2.2 b ),虽然不再是强制性的,却仍然保留在新版标准内。质量管理体系的范围和各个过程之间的相互作用仍然需要被定义。这些要求在新版内甚至有了更详细的规定,它们仍然必须以某种形式成为文件化信息。

新版标准还有一些例如组织环境的新要求,需要成为文件化信息。质量手册可以很容易地将其包含在内。

老概念,新面貌

下面这种新的非强制性文件(且不管其如何称呼)可以取代质量手册,它包含条款 4.2.2 所有的保留要求,笔者又增加了一些新的内容。

该新文件应提供关于组织的如下信息:

  • 组织名称;
  • 提供的产品及服务;
  • 适用于质量管理体系的各个过程;
  • 从标准内删减的部分并附理由;
  • 各过程及其相互作用;
  • 组织运行的内外部环境。

以上描述极其简化,而且所有这些信息当然不可能只形成一段文字,但这个文件有其实际意义,它可以满足新版标准第 4 条的大多数要求。再加入组织的使命和愿景,它就能够成为一份高效宣传册,向未来的客户介绍您的公司。

新版标准并不拘泥于形式的正规(此举是否明智,有待来日验证),它所要求的是以更多的创意来最大限度地达到标准的每个要求,跳出堆积如山的无用文件,着眼于组织的真正需求。

点击此处,全面了解 ISO 9001:2008 和 DIS ISO 9001:2015 之间的区别: DIS ISO 9001:2015 和 ISO 9001:2008 的比较(PDF)

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