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    O futuro do Manual da Qualidade na ISO 9001:2015

    Um Manual da Qualidade não será mais um document obrigatório, de acordo com a versão disponível da DIS da norma ISO 9001:2015 (para saber mais sobre as mudanças que estão por vir, leia este artigo: 5 Principais Mudanças Esperadas na ISO 9001:2015 a partir do Esboço de Norma Internacional de 2014). Como isso aconteceu? O Manual da Qualidade era um dos primeiros documentos que um organism de certificação solicita antes da auditoria de certificação. Como ele subitamente perdeu seu propósito e importância?

    O lado negro do Manual da Qualidade

    Muitos Manuais da Qualidade conseguem formalmente atingir os requisitos da norma ISO 9001, e ainda assim perder o propósito do documento. O resultado é um dos mais fundamentais documentos de um SGQ que ninguém lê – exceto para alguns poucos auditores de certificação masoquistas.

    Frequentemente me deparei com Manuais da Qualidade com mais de 20 páginas (algumas vezes mais de 50) e comecei a imaginar se ele deveria ser chamado de “sistema de gestão da qualidade” ou “sistema de gestão da quantidade”. Havia muita informação duplicada ou desnecessária, e tantos detalhes que eu terminava sentido pena da árvore que foi derrubada para produzir o papel para esta pilha desnecessária de informações.

    Ter um Manual da qualidade, na minha opinião, não era uma má idéia. É um documento onde a organização apresenta a si mesma, seu sistema de gestão da qualidade, e mesmo sua forma de pensar e abordar a gestão da qualidade. Uma prática comum era incluir (além dos requisitos da cláusula 4.2.2) alguns requisitos da cláusula 4.1 e alguns outros requisitos que eram mais fáceis de documentar através de um Manual da Qualidade.

    Um Manual da Qualidade lúcido, curto e claro dá a impressão de uma organização que sabe o que está fazendo – uma organização que realmente gerencia seu sistema de gestão da qualidade. Um bom Manual da Qualidade facilita o trabalho do auditor, e dá a ele a oportunidade de melhor auditar o sistema – e, com suas observações, realmente contribuir para a melhoria do sistema. E o que é mais importante, tal Manual da Qualidade é útil para o representante da direção e donos de processo porque ele provê um conhecimento geral do sistema de gestão da qualidade.

    Grandes organizações frequentemente requerem que seus fornecedores tenham um sistema de gestão da qualidade, e eles podem demandar ver o Manausl da Qualidade durante a seleção de fornecedores. Qual impressão seu Manual da Qualidade dá sobre a sua oeganização? Um Manual da Qualidade volumoso diz que você prefere gastar recursos ao invés de aplicar uma abordagem criativa.

    Escrever um bomManual da Qualidade não é difícil: defina o escopo do seu SGQ, liste as exclusões (para saber mais sobre exclusões na ISO 9001:2008, leia este artigo What is an acceptable exclusion in clause 7 of ISO 9001) caso existam quaisquer exclusões, e justificativas para elas, descreva as interações entre seus processos (preferencialmente através de um fluxo de processo), e liste todos os procedimentos do SGQ que você usa – e isso é tudo. Veja também Escrevendo um pequeno Manual da Qualidade.

    Ser ou não ser

    Com ou sem um Manual da Qualidade, organizações ainda precisarão de algunas documentos gerais do SGQ. Ainda haverá a necessidade de enviar para o organismo de cetificação um documento que descreva seu sistema, assim como para envio para os maiores clientes. Embora não seja mais obrigatório, todos os requisitos do Manual da Qualidade, exceto o 4.2.2 b), permanecem na nova versão da norma. O escopo do SGQ e interações entre os processos ainda porecisam ser definidos. Estes requisitos são ainda mais detalhados na nova versão, e eles ainda devem estar em alguma forma de informação documentada.

    A nova versão da norma tem alguns novos requisites que precisam ser atendidos como informação documentada, que pode ser facilmente incluída em um Manual da Qualidade – por exemplo, o contexto da organização.

    Mesma idéia, forma diferente

    Este novo documento não obrigatório (o que quer que nós o chamemos) que substituirá o Manual da Qualidade conterá todos os requisitos remanescentes da cláusula 4.2.2, e eu adicionaria alguns novos.

    Este novo document deveria prover as seguintes informações sobre a irganização:

    • Somos a organização XZY;
    • Produzimos isto e fornecemos estes serviços;
    • Aplicamos um sistema de gestão da qualidade a estes processos;
    • Não aplicamos estas cláusulas da norma por estas razões;
    • Estes são nosos processos e suas interações;
    • E, este é o context interno e externo no qual operamos.

    Isto pode ser considerado uma simplificação exagerada, e claro que todas estas informações não podem ser colocadas em apenas um parágrafo, mas este documento faria sentido e atenderia a maioria dos requisitos da cláusula 4 da nova versão da norma. Adicionalmente, a missão e a visão da organização podem ser adicionadas, e este documento pode efetivamente se tornas a brochura que introduzirá sua organização para futuros clientes.

    Esta nova versão da norma nào é escrava da formalidade (Isto é uma coisa boa? Somente o tempo dirá…) e ira requerer uma abordagem mais criativa para se obter o máximo de cada requisito, adaptando-se às necessidades da organização ao invés de acumular uma pilha de documentos inúteis.

    Visite nossa  página do repositório da ISO 9001:2015 especial para envontrar mais artigos, infográficos e documentos úteis sobre a versão ISO 9001:2015.

    Advisera Strahinja Stojanovic
    Autor
    Strahinja Stojanovic
    Strahinja Stojanovic is certified as a lead auditor for ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001 standards by RABQSA. He participated in implementation of these standards in more than 100 SMEs, through creation of documentation and performing in-house trainings for maintaining management system, internal audit and management review.