Mark Hammar Muitas organizações vêem o processo requerido de Auditoria Interna como uma forma de mal necessário que eleas precisam enfrentar de forma a manter o registro da ISO 9001 Na melhor das hipóteses, elas pensam que é um esforço duplicado do registrador, não percebendo que a Auditoria Interna pode ser muito mais eficaz por que ela olha os processos com mais frequência e com maior detalhe do que o registrador tem tempo para fazer. No pior caso, os auditores internos são vistos como um tipo de força policial interna que é melhor para se proteger contra a ocultação de dados essenciais ou direcionamentp errôneo com informações falsas.
Etapas na auditoria interna
Na verdade, como dono de um processo, o processo de Auditoria Interna da ISO 9001 pode ser a melhor maneira de ter olhos indenpendentes para examinar atentamente seu processo. Eles podem ajudar a identificar áreas de melhoria, ou de possível complacência, que podem ajudar seu processo a ser executado de maneira melhor, mais rápida ou mais eficiente. Abaixo estão cinco etapas principais que explicam como conduzir uma auditoria interna de acordo com a ISO 9001, e como elas podem ser usadas de forma mais adequada para focar os donos de processos internos na melhoria desses processos.
1) Planejamento do Cronograma de Auditoria. Uma parte chave de um bom processo é ter um Cronograma de auditoria geral que esteja prontamente disponível para permitir que todos saibam quando cada processo será auditdo dentro do ciclo que ocorrerá (geralmente um cronograma anual). Caso você não tenha um plano e vá com auditorias surpresa, a mensagem que é dada pela alta direção é “Não confiamos em nossos empregados”. Ao publicar as intenções da auditoria, a mensagem é que isto deve ser entendido como um apoio aos donos de processo e os auditores estão aqui para ajudar. Isto pode permitir aos donos de processo planejar o tempo para concluir quaisquer projetos de melhoria em que eles estejam trabalhando antes da auditoria, de forma que eles possam coletar informação valioso sobre a implementação, ou solicitar aos auditores que foquem em ajudar a coletar informações para outras melhorias planejadas.
2) Planejamento da Auditora do Processo. A primeira etapa no planejamento de auditorias de processos individuais é confirmar com os donos de processo quando a auditoria acontecerá. O plano geral acima é mais um guia de quão frequente os processos serão auditados, e aproximadamente quando, mas a confirmação permite o auditor e aos donos do processo colaborar para determinar a melhor época de revisar o processo. Este é o momento quando o auditor pode rever auditorias anteriores e ver se qualquer acompanhamento é requerido sobre comentários ou preocupações previamente encontradas, e quando o dono do processo pode identificar quaisquer áreas que o auditor pode olhar para apoiar o dono do processo a identificar informações. Um bom plano de auditoria pode assegurar que o dono do processo obterá valor do processo de auditoria.
3) Condução da Auditoria. Uma auditoria deveria iniciar com uma reunião com o dono do processo para assegurar que o plano de auditoria está completo e pronto. Então existem muitas formas para o auditor coletar informações durante a auditoria: revisão de registros, conversas com emrpegados, análise de dados de processos chave ou até mesmo observação do processo em execução. O foco desta atividade é coletar evidência de que o processo está funcionando como planejado no SGQ, e é eficaz na produção dos resultados requeridos. Uma das coisas mais valiosas que um auditor pode fazer por um dono de processo é não apenas identificar áreas que não tem evidência de que estão funcionando apropriadamente, mas também apontar área de um processo que podem funcionar melhor caso mudanças sejam feitas.
4) Reporte da Auditoria. Uma reunião de encerramento com o dono do processo é uma necesdidade para assegurar que o fluxo de informação não seja atrasado. O dono do processo irá querer saber se existem quaisquer áreas de fraqueza que precisam ser tratadas, mas também estará interessado em saber de quaisquer áreas que podem ser melhoradas. Isto deveria ser seguido por um registro por escrito tão breve quanto possível para prover a informação em um formato mais permanente para permitir um acompanhamento da informação. Pela identificação não apenas de áreas do processo não conformes, mas também de áreas positivas e áreas de melhorias potenciais, o dono do processo obterá melhor valor da Auditoria Interna, que permitirá melhorias do processo.
5) Acompanhamento de Assuntos ou Melhorias Identificadas. Assim como muitas áreas na norma, o acompanhamento é uma etapa crítica. Se problemas foram encontrado e ações corretias tomadas, assegurar que o problema foi realmente corrigido é uma parte chave da correção. Se projetos de melhoria foram completado a partir de oportunidades identificadas na auditoria, então ver de quanto o processo foi melhorado é um grande motivador para melhorias futuras.
Foco no processo de melhoria para tirar o máximo de uma Auditoria Interna
Ao usar o processo de Auditoria Interna para focar em ajudar a melhorar os processos, e não apenas para manter a conformidade, a organização pode ver mais valor das auditorias. A melhoria do processo é um dos elementos chave de uma Sistema de Gestão da Qualidade, e deveria ser um dos principais motivadores de uma organização que quer implementar e manter um bom SGQ. O processo de melhoria não apenas ajuda com a eficiência, mas economiza tempo e dinheiro no processo. Se usado apropriadamente, a Auditoria Interna, ao invés de ser um “mal necessário”, pode ser um dos maiores contribuintes para a melhoria de processo no SGQ.
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