ISO 9001 知识库

    Mark Hammar

    ISO 9001 内部审核五大步骤

    作者: Mark Hammar

    在许多企业眼里,内部审核过程这个要求是“必要之恶”,为了维持 ISO 9001 证书,不得不忍受。往最好处说,企业把内审看作是注册审核的重复,却没有认识到,内审比认证机构有更充足的时间,能够更经常更彻底地检查过程,所以能够更有效地发现问题。往最坏处说,内部审核员被看作内部警察,所以,为自我保护起见,隐藏要紧的数据,或干脆用虚假信息误导。

    内审的步骤

    事实上,作为过程所有者,ISO 9001内部审核过程可以是让外部人员密切关注过程的最佳方式。 他们可以帮助确定需要改进或是自满的领域,这可以帮助您的过程更好、更快或更有效地运行。以下是解释如何根据ISO 9001进行内部审核的五个主要步骤,以及如何最好地利用它们来集中内部过程所有者以改进这些过程。

    1) 策划审核时间表。 一个良好的审核过程有一个关键部分,就是一个总体审核时间表,让大家可以方便地知道下一个审核周期(通常为年度时间表)每一个过程被审核的时间。如果没有这张表而搞突然袭击,就等于高管给出“我们不相信员工”的信息。通过发布审核时间表,大家就感到,审核是为了支持过程所有者,审核员是来提供帮助。审核时间表让过程所有者有时间在审核之前完成已在着手进行的改进项目,让他们能够收集项目实施后有价值的信息,或要求审核员把重点放在帮助收集用于其它改进计划的信息。

    2) 策划过程的审核。 每个过程审核策划的第一步是和过程所有者确认审核日期。上文提到的总体规划只是大概建议审核的频次和大约时间,但确认步骤可以让审核员和过程所有者合作,确定审核过程的最佳时机。在这一步骤中,审核员可以查看以前的审核,看是否有建议或发现的问题需要跟进;过程所有者可以指出需要审核员过目,以协助其收集信息的区域。一个良好的审核计划可以确保过程所有者在过程审核中得益。

    3) 进行审核。 审核应以审核员与过程所有者的会议开始,以确保审核计划无遗漏,审核准备已就绪。在审核过程中,审核员可通过很多途径收集信息:检查记录、找员工谈话、分析关键过程数据,甚至观察过程的运行。审核的重点是收集证据,表明过程在质量管理体系中按计划运行,并有效地产生所需的结果。审核员对过程所有者最有价值的贡献之一,是不仅指出过程中无法证明其正常运行的区域,也指出如果加以更改,则可能运行更好的区域。

    4) 报告审核结果。 审核员与过程所有者的闭幕会议是审核必要步骤,以确保信息得到及时的传达。过程所有者想知道是否有任何问题需要解决,同时也想知道是否有任何可以改进的地方。审核结果须在会后尽快转化为书面记录,使信息以一个更永久的格式留存,以便跟进。审核结果不但指出过程的不符合处,也指出积极的方面和潜在的改进区域,过程所有者从内审得益,过程得到进一步改进。

    5) 跟进问题,跟进改进。 与标准的许多其他方面一样,跟进是审核关键的一步。对于已被发现的问题和已经采取的纠正措施,确定问题已真正解决,是解决问题的一个重要部分。对于根据审核结果完成的改进项目,显示过程改进后的效果,对今后的改进有很大的推动作用。

    充分利用内审,关注过程改进

    如果内审不仅仅是用来维持合规性,而且更着重于帮助过程改进,内审的价值就更高。作为 ISO 9001 质量管理体系的关键要素之一,过程改进应该是企业实施和保持一个良好的质量管理体系的主要动机之一。过程改进不仅能提高效率,而且节省了过程的时间和金钱。如果使用得当,内部审核将不是“必要之恶”,而是质量管理体系中过程改进的最大贡献者之一。

    点击此处,免费阅读样本  Procedure for Internal Audit.

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