ISO 9001 Base de Conocimiento

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Cómo asegurar la competencia y la concienciación en ISO 9001:2015

Autor: John Nolan

Las cláusulas 7.2 y 7.3 de la ISO 9001:2015 están dedicadas a la competencia, capacitación y concienciación, y la revisión del 2015 incluirá los mismos términos y requerimientos. La importancia de la competencia y la concienciación es bastante evidente y explícita: después de todo, no importa lo bueno que sean los procesos y la documentación si después las personas no saben que existen o no saben cómo manejarlos, por tanto tu  Sistema de Gestión de Calidad (SGC)  en este caso no será eficaz. Por otra parte, hemos examinado el material de capacitación de la ISO 9001 en este otro artículo:  ISO 9001 awareness training material: How to create it, what it should contain, pero de momento, vamos a concentrarnos en la competencia y la concienciación.

Competencia y concienciación: Por dónde empezar

No todo el mundo dentro de su organización tiene que conocer cada palabra del estándar ISO 9001, y algunas entidades sugieren incluso que no todo el mundo tiene por qué leerse la norma. Yo personalmente no estoy de acuerdo con esto. Cada vez que comienzo un proceso de implementación de una ISO 9001 en una organización, comienzo con una sesión de capacitación, y normalmente finalizo solicitando a todos que se lean la norma, dependiendo del tamaño de la empresa, y también les solicito firmar el  registro de capacitación para generar evidencias de que han participado en la sesión. En organizaciones más grandes, esto puede ser limitado al equipo de proyecto, por supuesto. Creo que, donde pueda ser aplicable, esto es fundamental; después de todo, ¿Cómo puedes esperar conseguir el cumplimiento y la excelencia de cualquier estándar si algunos de los miembros del equipo no están completamente concienciados sobre lo que requiere el estándar? Cualquier empleado que empiece a trabajar con la organización durante el proceso, deberá hacer también lo mismo, es decir, deberá estar concienciado. Por tanto, comenzamos, ¿Ahora qué?

Competencia y concienciación: Cómo mantenerlo

Si su organización se encuentra en el camino hacia la certificación, o simplemente trata de mantener el SGC después de una auditoría exitosa, necesita asegurarse de que existe la competencia y la concienciación necesaria. No existe un camino preestablecido para conseguir esto, pero aquí te damos algunas ideas que pueden adaptarse a su organización:

  • Crear un boletín de noticias periódico para mantener informados a sus empleados por correo electrónico.
  • Pídale a los responsables de producción y calidad si se puede mantener una breve charla de 5 minutos en las reuniones de calidad y producción para hablar sobre las actualizaciones.
  • Crear un cuestionario para el personal de la organización para probar su conocimiento – lo ideal sería programar y planificar la capacitación según los resultados de este cuestionario.
  • Incorporar las últimas noticias sobre el progreso de la ISO en un lugar de la compañía que sea visible.
  • Asegurar que los líderes de la organización están implicados en la comunicación, para mayor información puedes leer este artículo: Cómo cumplir con los nuevos requerimientos de liderazgo en la ISO 9001:2015.
  • Asegúrese de que registra las evidencias de capacitación y comunicación en la matriz de capacitación, para demostrar que esto ha ocurrido con una base permanente.

Podrá calcular qué medidas deben tomarse para garantizar que la competencia y la concienciación están a un nivel aceptable, dependiendo del conocimiento que tenga de su organización. De nuevo, de acuerdo a cualquier cambio (por ejemplo, los próximos cambios de la versión 2015 del estándar), asegúrese de que los detalles son comunicados, cualquier pregunta es respondida, y las evidencias de capacitación son registradas.

Competencia y concienciación: ¿Se requieren evidencias?

Si su organización está garantizando que la competencia y la concienciación están a un nivel aceptable durante el proceso de preparación para la auditoría, necesitarás proporcionar evidencias del trabajo que has realizado, como se ha mencionado arriba. Proporcionar al auditor evidencias documentadas es vital, pero un buen auditor evaluará rápidamente el conocimiento de sus empleados y la importancia que atribuyen al proceso de ISO 9001 simplemente hablando con ellos durante la auditoría. Por tanto, es importante que proporciones la guía y el conocimiento para asegurar que la organización está educada y enfocada en los aspectos importantes del SGC y el estándar ISO 9001. Teniendo en cuenta que los objetivos, las expectativas y los requerimientos del estándar son un punto de comienzo fundamental, no puede haber una  mejora continua sin competencia y concienciación, y recuerda – no tener una mejora continua significa no cumplir en absoluto con lo que establece el estándar.

¿Por qué no utilizar nuestra herramienta gratuita de Herramienta Gap Analysis ISO 9001:2015 para evaluar donde se encuentra su organización con respecto a los requerimientos de la ISO 9001?

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