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    如何保证 ISO 9001:2015 年能力和意识要求

    ISO 9001:2015 条款 7.2 及 7.3 专为培训、能力和意识而设,其术语和要求均未有变化。能力和意识的重要性几乎无须赘述。归根结底,过程和文件做得再好,要是人员对这一切毫无知觉,质量管理体系(QMS) 不会有效。我们已在博文 “How to create it, what it should contain,” 里谈过了 ISO 9001 培训材料,本文将集中探讨能力和意识。

    千里之行,始于培训

    并非组织的每一个成员都需要熟读 ISO 9001,有一种意见认为,有些成员甚至根本不需要去读。对此,笔者不表同意。笔者在帮助一个组织实施 ISO 9001 时,一开头总是先搞培训。培训一般以阅读 ISO 9001 标准结束,从企业规模出发,只要用得上,人人都要读,签名为证,存入 培训记录 。当然,在大型企业里,阅读的范围可仅限于有关项目人员。笔者相信,如果可行,这是很基本的做法。毕竟,不管是什么标准,如果一些团队成员并不完全了解标准的要求,如何能希望做到合规和卓越?在实施过程中,组织的任何新进员工都会被如此要求。现在,第一步已经迈开,下面怎么办?

    步步不断,时时在心

    无论是正在争取认证的企业,还是想成功通过审核,保持质量管理体系认证的企业,都需要确保时时考虑到能力和意识。没有规定的方式,但以下的一些建议可能会有参考价值:

    • 创建一个定期简讯,通过电子邮件向员工传达信息。
    • 与生产主管和质量主管沟通,争取能在常规质量会议和生产会议上有 5 分钟报告时间,为团队带来第一手的更新信息。
    • 编写“趣味”问卷,通过问答来测试员工当前的知识,根据发现的差距,制定培训计划和时间表。
    • 把 ISO 进展最新消息加入企业的前台区视觉显示。
    • 确保组织领导参与能力和意识的沟通,进一步阅读博文 如何满足 ISO 9001:2015 新的领导作用要求
    • 重要的是,一定要在培训矩阵做好培训和沟通的证据记录,以证明这是一个持续不断的过程。

    需要采取哪些措施以确保能力和意识都在可接受的水平?可根据对组织的了解自行估量。此外,对于任何立法变化,要确保细节得到沟通,问题均有答案,培训证据记录在案。

    保存证据,持续改进

    如果确保能力和意识都在可接受水平的工作是审核准备过程中的一部分,就应提供(如上述)工作的证据。向审核员提供上述工作的书面证据至关重要,但是,一位称职的审核员通过在 审核 中同员工谈话,就能很快地评估员工的知识,以及他们对 ISO 9001 过程本身的重视程度。因此,向员工提供指导和知识,确保他们受到教育,能重点领会质量管理体系和 9001 标准的重要方面,是非常重要的。要理解标准的目的、期望和要求,这些是最基本的出发点。没有能力和意识,就没有 持续改进 。——要记住,没有持续改进,也就根本没有合规。

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    Advisera John Nolan
    作者
    John Nolan
    John Nolan is a Fellow of the Institute of Leaders and Managers in the United Kingdom, and Prince 2 accredited with a background in Engineering and Electronics and Data Storage and Transfer. Having studied and qualified as both a Mechanical and Electronic Engineer, he has spent the last 15 years designing and delivering Quality Systems and projects across many sectors in the UK, including both national and local government.