John Nolan Il 2015 vedrà l’approvazione del Draft International Standard (DIS) della norma ambientale ISO 14001:2015. Puoi analizzare i cambiamenti nel precedente post del blog di 14001Academy: Quali sono i 5 principali punti del DIS ISO 14001:2015?, ma uno dei principali cambiamenti riguarda l’impegno della direzione, nonché la definizione della politica ambientale stessa dell’organizzazione e l’assegnazione dei ruoli, responsabilità e autorità nell’organizzazione. In pratica, il ruolo dell’ “alta direzione” e il suo impegno per l’SGA devono essere evidenti in tutto il processo di definizione degli obiettivi e traguardi ambientali. Comunque, l’effettivo riesame della direzione può essere uno dei primi e più importanti punti in cui tale leadership può essere dimostrata e registrata formalmente in modo da rassicurare tutti gli stakeholder in merito all’impegno del gruppo dirigente per il miglioramento ambientale. Quindi, come si fa e perché è ritenuto abbastanza importante da entrare a fare parte della nuova norma ISO 14001:2015?
Riesame della direzione: più importante ora di quanto non sia mai stato?
Il paragrafo 4.6 della norma ISO 14001:2004 stabilisce ciò che è richiesto a un’organizzazione sotto il profilo del riesame della direzione, nonché i criteri degli input e output che devono essere soddisfatti per dimostrare l’impegno dell’organizzazione per il miglioramento continuo. Come ci si aspetterebbe, anche la definizione di obiettivi e traguardi ambientali è essenziale per questo iniziale processo di riesame della direzione e l’alta direzione di un’organizzazione deve svolgere un ruolo chiave in questo; tuttavia, l’aumentata enfasi sulla leadership della norma 2015 significa che si richiede che l’alta direzione comprenda e sia in grado di parlare di come l’SGA è misurato e migliorato, nonché di quanto ciò sia stato efficace. Di conseguenza, da questo deriverà una maggiore focalizzazione sull’avere obiettivi e traguardi ambientali accurati, significativi e sostenibili. Si può prevedere che gli ispettori della ISO 14001:2015 avranno maggiori aspettative in merito alla dimostrabilità e misurabilità della leadership.
Quindi, in che modo questo cambia il riesame della direzione?
L’alta direzione di un’organizzazione deve ora prestare maggiore attenzione nello stabilire obiettivi, traguardi e autorità ambientali all’interno dell’azienda. Il gruppo dirigente è in grado di dimostrare la leadership di tutto il processo, dalla definizione dei traguardi, passando per la comunicazione, fino ai risultati e al riesame della performance, assicurando infine che il miglioramento continuo sia possibile nonché conseguito? I dipendenti e gli stakeholder sono tutti consapevoli degli obiettivi e di ciò che deve essere fatto per raggiungerli? In una parte di un blog precedente, ci siamo occupati di come coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi: How to write ISO 14001 targets for your organization , ma questo livello di leadership e il coinvolgimento dei dipendenti possono effettivamente essere dimostrati dall’alta dirigenza? Sarà utile formalizzare questi processi registrandoli in occasione del riesame della direzione. Anche condividere i verbali del riesame della direzione con il proprio team e con gli stakeholder sarà d’aiuto. Tutti, così, potranno essere consapevoli che l’alta dirigenza ha chiari i propri obiettivi, chiara la propria responsabilità per raggiungerli, chiara la necessità di fornire supporto e risorse affinché l’organizzazione possa raggiungerli, nonché chiara l’esigenza di fornire un SGA e un sistema di supporto in cui si possa ottenere un miglioramento continuo per mezzo di un canale stabilito di riesame e di feedback.
Riesame della direzione: effetto continuo nel corso dell’anno
Così, il vostro gruppo dirigente ha stabilito i propri obiettivi, auspicabilmente dopo un certo grado di consultazione con i dipendenti. Il canale di comunicazione è stato stabilito; gli stakeholder capiscono dove risiedono le responsabilità e sanno che il supporto per lavorare in direzione del raggiungimento di questo obiettivi è attuato. Molte organizzazioni fanno un riesame della direzione all’anno. È sufficiente ad assicurare che gli obiettivi siano raggiunti e che si veda un miglioramento continuo? Purché si sia definito il mezzo per assicurare che tutti gli aspetti cruciali siano riesaminati, attuati e migliorati, la risposta è “sì”. Esso può consistere in una riunione dell’SGA settimanale o mensile e potete registrare in modo formale ciò che viene discusso e ciò che decidete di fare in tale occasione. Ciò vi manterrà fedeli agli obiettivi e ai traguardi ambientali che avete fissato nella riunione di riesame della direzione. Tuttavia, siamo essere umani e alle volte possiamo dimenticarci di qualcosa. Molte aziende scelgono di esporre i propri risultati della performance ambientale nelle zone di ingresso o ricevimento, sia su bacheche che in forma elettronica. Questi KPI di solito sono formulati durante la riunione del riesame della direzione; perché allora non riepilogare anche i verbali relativi e esporre anche quelli? Alle volte, abbiamo tutti bisogno che ci si ricordi ciò che stiamo cercando di ottenere e avere a disposizione un riepilogo di questi verbali è un modo molto efficace di farlo, nonché di mantenere ciascuno concentrato su di essi.
Allora, qual è il risultato di questo cambiamento?
L’alta direzione adesso ha fissato gli obiettivi e le responsabilità e anche i dipendenti e gli stakeholder ne hanno un quadro preciso. C’è una visione condivisa e una chiara definizione di chi è responsabile di cosa e di quali processi siano usati per supportarlo. Insieme, possiamo lavorare in direzione del raggiungimento degli obiettivi. Il risultato di solito è una maggiore soddisfazione del gruppo dirigente, dipendenti appagati e, quando si deve affrontare la verifica della ISO 14001:2015, un ispettore contento. E anche l’ambiente sarà contento!
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